【2022最新版】帳票作成ツール5選!選ぶ際のポイントもご紹介!

 

経理処理や事務処理を迅速に行い、経営に関する情報提供までを一貫して行うには最新の帳票作成ツールが必要です。

帳票の電子化やキャッシュレス決済などが進み、今後の急速な変化や法改正にすぐ対応するには

最初からクラウド上で動作する環境で帳票作成ツールを活用したほうがいいでしょう。

システム移行などの手間を考えると、大企業や帳票書類をたくさん使っているような職場ほど、サポートの手厚い帳票作成ツールを利用すべきでしょう。

今回は、最新の帳票作成ツールを5つに厳選して紹介し、それぞれのソフトウェアやツールを選ぶ際のポイントについても詳しく解説してきます。

経理事務処理はもちろん経営にも活かせる帳票作成ツールとは?

企業の活動内容を記録した書類のことを帳票(主に伝票や帳簿など)と呼んでいます。

請求書や領収書などの書類も帳票の一種です。

企業取引の一つひとつには、エビデンス(証拠や根拠)が必要で大変重要とされていますので、法律にもきちんと定められています。

帳票作成ツールを使うと、日々の事務処理を電子化によって軽減し、なおかつマーケティングや経営にも役立つものが多いことから、

新しい帳票作成ツールへの移行や新規での導入が進んでいます

帳票ツールって何?帳票作成ツールでできること

帳票ツールや帳票作成ツールは、クラウド上で動作する帳票に関するITサービスのことです。

元々ある帳票をそのまま使用できることがほとんどで、設計、OCRによる読み取り、出力、編集、閲覧、管理まで、

企業が使用する帳票に関する一連のツールを迅速に提供できる優れたサービスです。

効率よく帳票が管理できるだけではなく、各部門で帳票を自由に加工し、新しい帳票を自由に開発できます。

また、デジタル化や保存、検索などにも柔軟に対応でき、新しい法律に基づいた運用にも対応できるようになっています。

帳票作成ツールが必要になった理由

帳票は、法律でも「紙で保存する」ということが前提でしたが、

2000年に入り帳票の電子化や各種データサービスが登場するようになってデジタル化に関する法整備も進んできました。

近年では「電子帳票」が浸透しつつありますが、ペーパーレス化が進み帳票作成ツールによるソフトウェアや

新規のITサービスが登場して帳票の管理も簡単で運用も少人数でできるようになってきています。

帳票作成ツールは、ペーパーレス化やデジタル化を強力に推進し、

会社全体や企業グループ全体で導入すると大幅な業務の効率化が実現可能となっています。

帳票作成ツールでできること

企業の取引や日常の業務活動において帳票や書類を使用するなら、

帳票作成ツールが全て絡むことになりますので日々の取引におけるいろいろなシーンで

従業員や経営者を支援する多種多様な機能を備えています。

ここでは基本的な機能についてご紹介しますが、

ツールを導入する際にはこれらの全ての機能が入っていたほうがいいでしょう。

1.帳票の設計や作成

2.帳票の取り込み

3.各種データや紙での帳票出力

4.帳票の編集・検索・閲覧

5.帳票の管理や運用

6.他のツールやシステムとの連携機能

帳票ツールを何を重視して選ぶ?選び方のポイント

どのような帳票作成ツールを選ぶべきなのでしょうか?

答えは各企業の帳票の使用や活用の状況によって異なりますので、

自社の状況をよく調査しよく把握したうえでのツールやシステムの導入が必要です。

ここでは、大企業や中小企業などで紙の帳票をよく使用しているケースにおいて、

何を重視して帳票ツールを選べばいいのかいくつかのポイントに絞ってご説明していきます。

データの入出力が簡単で様々な様式に対応している

データの入出力が簡単にできる帳票ツールなら、他のシステムや業務システムとの連携も容易です。

また、Excel、Word、PDF形式などの外部の人が作った変更ができない帳票でも

データベースに取り込むインポート機能があれば、データとして取り込んだ後に自由に編集し何度も出力が可能です。

自由度が高いほど、多彩な帳票を作成でき、作成後も有用な記録として保存できます。

誰でも使える操作性の良さ(ユーザーインターフェース)

パソコンやスマホが使える人なら誰にでも操作できるようになっていることが重要です。

プログラミングなどがわからない人でも操作することができ、編集も簡単なら簡単なマニュアルだけでも運用可能です。

特殊な教育や長時間の学習、大規模な研修が必要だと、使い勝手の悪い帳票ツールになってしまうので選ぶ際には注意が必要です。

正しく運用すれば強固なセキュリティを持つ

帳票データが外部に漏れてしまったり、勝手に編集されて改ざんされてしまったりすることを防ぐ

強固なセキュリティになっているのかどうかが重要です。

不正アクセス予防、暗号化の導入、アクセスログの監視など、

セキュリティに対する帳票ツールのシステム管理がしっかりしている必要があります。

大量の業務処理にも耐えられる設計

業務上プリンタでの大量の用紙を使った出力が必要な時にも

しっかりと対応しているのかどうかがポイントです。

メールでの配信、FAXでの配布などの他、既存の帳票出力にも対応できていると、

新しいツールに移行しながら運用することを検討している場合でも安心して対応できます。

多様な出力形式に対応している

紙の形式によるプリンタの出力の他、FAX送信、メール送信、PDF形式やExcel形式での出力など

ビジネスでよく利用する出力形式に対応していると便利です。

Web出力の場合は、パソコンでの利用の他スマートデバイスへの出力にも対応していると、

様々な情報端末機器での表示が可能となり、出先や屋外での帳票の利用もスムーズです。

ビジュアル化が進んでいて見やすい

帳票にグラフや表などがたくさん盛り込まれていると、

視覚的に理解しやすくなり、帳票のクオリティも大幅にアップします。

汎用のパソコンやスマホでも閲覧可能

仕事の現場では、情報端末の種類も多種多様です。

デスクトップパソコン以外では、ノートバソコン、スマホ、タブレットなどといった様々な情報端末機器を使用しています。

メーカー、機種、年式などが多少違っても、同じように帳票が表示されるのであれば、社外の方との打ち合わせなどもスムーズに進みます。

導入・運用・保守に関する費用とサポート体制

第一に問題となるのが、初期導入費用です。

そして、長期的に運用するなら年間保守費用も発生するので、他社ツールともよく比較検討しなければならないでしょう。

帳票ツールの導入には、従量制や月額固定費用などのパターンがいくつか用意されていることが多いので、自社に最も適した支払い方法を選択しましょう。

また、緊急トラブルが発生した時は、柔軟でスピーディーな対応ができるサポート体制が整備されているのかどうかも重要です。

緊急ではない場合でも、操作方法のことやちょっとしたトラブルに関するお問い合わせにも丁寧に対応できる企業を選びましょう。

帳票ツールを上手に活用するために知っておきたいメリットやデメリット

帳票ツールの選び方のポイントが理解できたら、次はメリットとデメリットについて整理します。

自社にとって最新の帳票ツールが本当に必要なのかどうか、帳票ツールを導入して

一体どういった効果があるのかなどについてもう一度見直してみましょう。

メリット1 業務効率が向上し帳票処理が高速化

経営者や社員が使い方に慣れることが前提ですが、紙の帳票管理方法に比べると

電子データとしての一元管理が可能となり一か所にいながら

帳票の作成、編集、閲覧、出力などがスピーディーにできることから、業務効率が大幅に向上し帳票処理も高速化します。

メリット2 紙類の使用減で省エネ化しコストも削減

単純に紙を使用する機会が減り、コストを大幅に削減できます。

帳票ツールでかかっていたプリンタの保守費用や郵送代なども大幅にカットできます。

帳票ツールの中の電子データは一元管理されており、文書管理の手間がなくなり、紙類の保管スペースも少なくすることができます。

メリット3 帳票の設計が簡単で専門知識も不要

帳票の設計や修正に外部委託業者を使っていた場合は、その開発費用や変更に関する費用が減ります。

専門知識も不要で、帳票の設計が簡単になり、誰もが自由なレイアウトで新しい帳票を作成できます。

自動で帳票を作成したり、すでに用意されているテンプレートを使用したりするなど

使い方次第で今までにない帳票が有効に活用できるようになり、これまで蓄積してきた会社のデータが重要な資産へと生まれ変わります。

デメリット1 既存業務からの移行作業が難しい

歴史の浅い企業なら、既存の帳票や書類なども少なく移行作業も簡単ですが、

大企業や歴史のある企業になると、最新の帳票ツールに移行する場合は、

既存の業務内容の洗い出し、調査、テスト・検証作業が多くなり日常業務にも影響します。

複雑な帳票を使っていてそのまま移行したいと思っても簡単に移行できなかったり、

通常の業務と併せて整理や移行作業を行ったりする要があるため、社員にはいつもよりも負担がかかってしまいます。

デメリット2 複雑な帳票には対応しにくい

複雑な帳票になると、新しい帳票ツールでも同じように再現することが難しいので、複雑な移行作業が必要となります。

日常業務にも負担がかかってしまい思うように移行作業が進まないと、

スケジュール通りに新しい帳票作成ツールの運用管理が始められない恐れがあります。

このような場合は、代行サービスや既存帳票をそのままインポートできるサービスを利用してください。

最新のおすすめ帳票作成ツール5選!

ここまでは、帳票作成ツールを選ぶポイントについて詳しくご紹介してきました。

次は、現在採用実績が多く、各方面からも高い評価を受けている帳票作成ツール・サービスについて一つひとつご紹介していきます。

初期費用月額費用帳票出力可能数読込可能な帳票形式
SVF20万円3~30万円2,000枚/月印刷、PDF、Excel、Word、メール、SPA Cloud
OPROARTS(オプロ)10~70万円3~38万円3,000枚/月Word、Excel、PowerPoint
Create!form要問合せ50~200万円数万枚/日PDF、Excel、Word
Interstage List Creator要問合せ50~200万円要問合せ紙、電子帳票、FAX、PDF、OWF、Excel、TIFF
Paples100万円~要問合せ要問合せExcel、Word、PowerPoint、印刷、FAX、PDF

 

国内シェアトップの「SVF(ウイングアーク1st)」

引用元:SVFホームページ

国内シェアナンバーワンで、採用している会社の累積社数も2万8千社を超えています。

7割近い企業が、SVFを使用しており、まず最初に検討すべき帳票作成ツールです。

オールインワンパッケージのクラウドサービスでの帳票作成ツールを提供します。

汎用モデルの他、Salesforce又はServiceNowと連携した特化モデルがあります。

帳票やPDFをそのまま取り込んで、罫線や固定文字を抽出できるので、レイアウトにかける工数を削減できます。

帳票出力も多種多様で、PDF、Excel、Word、メール送信、SPA Cloud連携が可能です。

フォントは20種類以上、海外グループにも対応し26か国語が使えます。

初期費用は20万円、月額費用は月間出力可能枚数に応じて、3万円(2千枚)~30万円(10万枚)になっています。

各種クラウドサービスとも連携しやすく導入コストも手頃な「OPROARTS(オプロ)」

引用元:OPROARTSホームページ

様々なクラウドサービス(Salesforce、kintone、AI-OCR、クラウドストレージなど)との連携が可能で、システムを選ばない書類や帳票の作成が実現できます。

プログラミングの知識も不要で、高品質なデータを豊富なファイル形式により、そのままのレイアウトで出力できます。

OCRと連携した紙文書のデータ活用、BIツール連携、CSVデータ、Excel、Word、PDFなどの出力に対応しています。

また、各種電子契約サービスとも連携でき、法的効力を持たせたセキュリティの高い文書管理が可能です。

月間最大850万ページもの大量出力にも対応しています。

初期費用は、10~70万円、月額費用は、3万~38万円です。

大量の帳票出力に対応し移行サービスも展開する「Create!form」

引用元:Create!form

大量の高速印刷も可能で、なおかつ豊富な機能によって、現場での使い勝手の良さを追求した優れた帳票作成ツールです。

現行の帳票から新しい帳票作成ツールに移行する際の解析サービスが提供されています。

一日に数万枚単位でのプリンタ印刷が必要になる時があるなら、「Create!form」がおすすめです。

帳票の仕様書も自動で出力できますが、既存帳票をPDF、Excel、Word形式などでそのまま取り込めるため、どのようなビジネスでの利用にも柔軟に対応できます。

有料の「帳票移行サービス」を利用すれば、既存帳票を作り直す手間が省けます。

「Create!form」を利用する場合は、マシン識別子単位でのライセンスの取得が必要です。

運用を開始すると、月額費用にして50万円~200万円もかかります。

さらに年間サポートサービス料金が製品の15%かかります。

「Create!form」は、導入後の固定費用が高めであることから、大規模な企業や取引を頻繁に行う中小企業におすすめです。

高い信頼性と長期サポートで選ぶなら「Interstage List Creator(富士通)」

引用元:Interstage List Creator

大手ブランドで高い信頼性があり、長期サポートも安心の「Interstage List Creator」もおすすめです。

企業で使われている帳票をきれいに設計して出力できます。様々な表現が可能で、現場でよく利用する紙、PDF、Excelなどの出力に対応しています。

OCRで帳票イメージを自動で取り込んで、レイアウトを自動生成でき業務の効率化が可能です。

QRコードや各種バーコードの埋め込みにも対応しています。

13言語に対応し、海外現地語でも帳票が作成できます。

安心サポートがついても、手頃な価格で帳票作成ツールを提供しています。

月額費用は、50~200万円ほどかかります。

帳票に関する基本機能がオールインワンで利用できる「Paples」

引用元:Paples

統合電子帳票システム「Paples(パピレス)」です。

帳票開発から運用までをオールインワンで支援し、業務効率化や帳票の有効活用を促進します。

帳票上のコードをサーバーで自動判別して、各帳票フォルダを仕分けでき、

データの抽出、FAX送信、削除、検索、捺印、印刷などのアクセスログを記録し、帳票業務全体を効率化して、一元管理しやすいシステムです。

大手企業を中心に300社以上の導入実績があります。

業務や用途などに特化したその他おすすめの帳票作成ツールのご紹介

オールインワンパッケージのような総合帳票作成ツールの場合、高額な導入コストがかかることやテンプレートが豊富でそのままでも十分に使えるため、

複雑な帳票をあまり使用しない中小企業であれば、特定の業務や用途に特化した帳票作成ツールがおすすめですのでこちらでご紹介しています。

初期導入コスト0円でExcelをよく使うなら「Docurain」

引用元:Docurain

プログラミングの知識が不要で、IT技術に詳しくない社員でもExcelやjsonを使って帳票開発ができます。

クラウド型で初期費用や月額費用がゼロからでも始められます。

1帳票ごとに5円~のコストはかかりますが、帳票をあまり出力しない場合には、低コストでの運用が可能です。

PDF帳票の管理が多いなら「FILIST SYSTEM」

引用元:FILIST SYSTEM

電子化された書類や文書といえば、PDF形式が標準で信頼性もあります。

また、PDFを中心とした帳票管理なら、移行にかかる手間やコストも削減しやすくなります。

そこで、PDFで出力した帳票や文書の仕分け・配布が一元管理できるシステムがおすすめです。

帳票管理や運用にあたっては、検索機能、ユーザー管理、ステータス管理などの管理機能が充実しています。

閲覧、詳細検索、付箋、コメント、スタンプなどがWeb上で全て管理できます。

参考価格は、110万円です。

帳票テンプレートが豊富でそのまま使える「LinkPrint CLOUD」

引用元:LinkPrint CLOUD

見積書や請求書など、ビジネスでよく使う設計済みの帳票テンプレートフォームが100種類以上も用意されています。

そのまま使用できますが、自社でもテンプレートを使って帳票フォームを簡単に作成できます。

Web請求書の発行から専用伝票の印刷まで一貫して管理でき、顧客や業務に合わせた運用が可能です。

Web API連携で他のシステムとの連携も自由自在です。

まとめ

今回は、最新版の帳票作成ツールを5つ厳選してご紹介するだけではなく、

自社の帳票の利用状況に応じた特徴ある帳票ツールを選ぶ際のポイントも併せてご紹介しました。

帳票作成ツールを導入する場合は、既存の文書管理システムを全て見直しする必要があります。

特に大企業や顧客が多く不特定多数の顧客と取引を頻繁に繰り返すようなら、システム全体の規模も大きくなり、

帳票作成ツールにかかるコストも高額で、移行作業にも大変な手間と時間がかかります。

現在は法整備に合わせて企業の帳票の電子化も少しずつ進みつつありますが、

帳票作成ツールを選ぶ際には、自社でやろうとしていることができるかどうかをよく確認し、

不要な機能は後で追加できるような形にして、迅速に帳票電子化の流れに乗るようにしてください。

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