車両管理台帳の仕組み・管理の目的と方法は?Excelテンプレート3選&システム8選

 

車両管理台帳は、会社で利用している社用車について様々な情報を管理する際に効果的です。しかし、中には管理方法がわからなかったり、今行っている管理が最適化不安だったりする方もいるでしょう。

この記事では、そんな方へ向けて車両管理台帳について詳しく解説します。車両管理台帳とは何かや重要性、メリット・デメリットを解説するので、最適な導入方法がわかります。

自社に適した車両管理台帳がわかるので、ぜひ最後までご覧ください。

車両管理台帳とは?

車両管理台帳とは?

車両管理台帳とは、会社で管理するマイカーやレンタカーの記録をまとめたものです。車両管理台帳をまとめる際には、以下のポイントが必須となります。

  • 車両の特定
  • 車両の状況
  • 車両の保険

上記のポイントを記録していないと、車両管理台帳をとっていても必要な情報を得られません。以下で必須ポイントを解説するので、ご確認ください。

必須項目①:車両の特定

車両の特定をスムーズにするために必要な情報は、ナンバーや車名、登録番号などが挙げられます。また、購入・廃車に関する情報も買い替えなどをしていく上で必要な情報です。

実際の車両と台帳の記録は、実際の車両とすぐに結びつけられる必要があります。会社によっては同じ車種を複数台所有することもよくあり、すぐに見分けられないリスクもあるのです。

車両をすぐに特定できるよう、記録は正確に行いましょう。

必須項目②:車両の状況

車両は車検のタイミングや走行距離、修理や故障などの状況も台帳に記録しなければなりません。自動車は使用すればするほど損耗していく耐久消費財なので、走行距離などの記録は重要です。

日々使っている営業車が故障すると、業務に影響が出るケースもあります。社用車の故障リスクを抑えるために定期的な走行距離の記録などを取っておきましょう。

車両の状況を正確に把握すると、故障などによる業務への影響を減らせます。

必須項目③:車両の保険

車両の保険を記録しておくと、会社が保険料をいくら払っているのかや、どんな保険に加入しているかがわかります。強制介入の自賠責保険に加え、任意保険の記録も取っておくことで、必要に応じた保険の見直しが可能です。

保険会社や加入期間、保険料などの情報を記録しておくことで会社の支出を把握することにもつながります。無駄なオプションがあれば、すぐに見直しできる点もメリットです。

車両管理台帳の重要性

車両管理台帳の重要性

中には所有やレンタルしている車両が少なく、車両管理台帳は必要ないと感じる方もいるでしょう。しかし、法律で直接規定されているわけではないですが、車両管理台帳は重要です。

社用車を使って勤務時間内に社員が事故を起こした場合、民法第715条にもとづいて会社も責任を負う可能性があります。

車両の故障や不備があり、事故の原因となっているとわかれば責任はさらに重くなる可能性もあるのです。車両管理台帳は会社の責任として、法的に記録しておくことが間接的に求められています。

車両管理台帳を導入するメリット・デメリット

車両管理台帳を導入するメリット・デメリット

車両管理台帳を導入するメリットは、車両の故障や事故などのリスク回避ができ、車両にかかるコストを管理できる点です。車両管理台帳の記録は故障やガソリンの利用状況を正確に把握できます。

タイヤ交換など定期的なメンテナンスをすれば燃費も悪くなりにくいので、コスト削減にもつながるのです。デメリットとして、記録を定期的につけなければならない業務上の負担はありますが、メリットの方が大きいと言えます。

車両管理台帳の導入パターン

車両管理台帳の導入パターン

車両管理台帳の導入パターンは以下の通りです。

  • Excelの無料テンプレート
  • 車両管理台帳システム

Excelの無料テンプレートは台数が少ない場合、車両管理台帳システムは台数の多い場合にそれぞれ効果的です。以下でテンプレートやシステムの具体的な種類も解説するので、ご覧ください。

運用台数が多くない場合は「Excelの無料テンプレート」を使用しよう!

運用台数が多くない場合、Excelの無料テンプレートがおすすめです。コストをかけず導入でき、簡単な機能で車両管理ができます。

以下は主なテンプレートです。
安全運転管理支援システム
Feedsoft
ビズオーシャン

それぞれのテンプレートを以下で解説します。

テンプレ①:安全運転管理支援システム

安全運転管理支援システムのサイトからExcel仕様の車両管理台帳をダウンロードできます。関数がすでに入力されているので、それをもとに改変を行い自社に合った形式にカスタマイズできるのがメリットです。

1台から数台程度の少ない車両を管理したいのであれば、無料で手軽に使える安全運転管理支援システムがおすすめです。

テンプレ②:Feedsoft

Feedsoftのサイトでも車両管理台帳のテンプレートを無料で配布しています。車両管理票のテンプレートとなっていて、シンプルで使いやすく誰でもわかりやすいのが特徴です。

会員登録すればFeedsoftの様々なテンプレートをダウンロードできるので、積極的に活用してみてください。

テンプレ③:ビズオーシャン

ビズオーシャンは、車両管理台帳以外の様々な書式も取り扱っています。車両管理台帳のテンプレートは、必要最低限の項目をわかりやすく記入できるシンプルなつくりです。

他の書類もわかりやすくまとめられており、会員登録することでダウンロードできます。

運用台数が多い場合は「車両管理台帳システム」を利用しよう!

タクシーや運送などの事業では、多くの車両が必要となります。多くの車両を管理するには、専用の機能を持ったシステムの導入がおすすめです。

以下は代表的なシステムになります。

  • AI-Contact(ジェネクスト株式会社)
  • SmartDriveFleet(株式会社スマートドライブ)
  • ビークルアシスト(パイオニア株式会社)
  • docoですcar(NTTコミュニケーションズ株式会社)
  • Cariot(株式会社フレクト)
  • Loogia(株式会社オプティマインド)
  • トラッカーズマネージャー(株式会社Azoop)
  • KIBACO(キムラユニティー株式会社)

以下で各システムをそれぞれ解説します。

システム①:AI-Contact(ジェネクスト株式会社)

 

AI-Contactは、無料で使える運行管理システムとして車両管理台帳をクラウド化するだけでなく様々な機能を有しています。

具体的には、車両管理台帳から派生してドライバごとに運転傾向を診断したり、実際のデータをもとに交通教育などが可能です。

また、自動車保険料の削減なども無料でサポートしています。

AI-Contactについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

システム②:SmartDriveFleet(株式会社スマートドライブ)

システム⑦:SmartDriveFleet(株式会社スマートドライブ)

SmartDriveFleetは、シガーソケットに挿入するだけで利用できるクラウド型の車両管理台帳システムです。直感的な操作で誰でも簡単に扱えるので、多くの業界で導入しやすいシステムとなっています。

運行状況のリアルタイム確認、ドライブレコーダーなど、多くの役割を果たせるシステムです。導入から運用まで手厚くサポートを受けられるので、システムの利用でわからないことがあっても安心できます。

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システム③:ビークルアシスト(パイオニア株式会社)

システム①:ビークルアシスト(パイオニア株式会社)

ビークルアシストは、安全運転の意識を高める効果もある車両管理台帳システムです。通信ドライブレコーダーやカーナビの機能を活用し、危険挙動の見える化や警告を行ってくれます。

安全運転を支援するレポートもあるので、個人への適切な支援も行えるのが特徴です。社員の動態管理や日報の自動作成によって業務の効率化も行えます。

システム④:docoですcar(NTTコミュニケーションズ株式会社)

システム②:docoですcar(NTTコミュニケーションズ株式会社)

 

docoですcarは、法人向けの車両管理業務を総合的にサポートする車両管理台帳システムです。動態管理やアルコールチェックに加えて、輸配送の進捗やバス運行の管理まで行えます。

法人として一定の規模を持って車両管理を行っているのであれば、業務効率の改善に効果的なシステムです。

システム⑤:Cariot(株式会社フレクト)

システム③:Cariot(株式会社フレクト)

 

Cariotは、社員と顧客の両方にURL共有するだけで車両の運行状況を把握できて到着予定時間も分かります。

クラウド上でシステムを使えるので、ドライバーが現場でもシステムを用いたアルコールチェックも実行可能です。また、車両の利用状況を確認も可能なので、現場だけでシステムを運用できます。

システム⑥:Loogia(株式会社オプティマインド)

システム④:Loogia(株式会社オプティマインド)

 

Loogiaは、佐川急便でも導入されている車両管理台帳システムです。最終拠点からエンドユーザーへ商品を届ける「ラストわんまいる」に特化しており、誰でも最適化されたルートを構築できます。

店舗経営や運送業において、物流の最適化はコスト削減などの効率化に重要な要素です。大規模な物流の最適化にも対応しながら、UIはシンプルにつくられているので誰でも簡単に操作できます。

システム⑦:トラッカーズマネージャー(株式会社Azoop)

システム⑤:トラッカーズマネージャー(株式会社Azoop)

 

トラッカーズマネージャーは、大で93%も運行管理業務を削減できる可能性を秘めた車両管理台帳システムです。

紙・Excelで管理している様々な情報をシステム上で一元管理でき、運送業務に関わるすべての機能と紐つけできます。トラックによる運送によって、どれくらいの収益が発生しているか1台単位で見える化して経営効率の改善も可能です。

システム⑧:KIBACO(キムラユニティー株式会社)

システム⑥:KIBACO(キムラユニティー株式会社)

 

KIBACOは、コスト削減をしながらアラート機能によって業務の漏れをなくしてミスを減らします。事故情報を一元管理するので、アクシデントが起こった際も事後に検証を行って、再発防止しやすいです。

社員間で業務にムラがあると、会社全体の業務効率に影響が出ます。KIBACOを利用すると、ムラをなくして全体が安定した成果を残しやすくなるのがメリットです。

車両管理台帳システムを導入するメリット

車両管理台帳システムを導入するメリット

車両管理台帳システムの導入メリットは以下の通りです。

  • 情報を即時更新できる
  • ミスを防止できる
  • コストを削減できる
  • データを見える化できる

上記のメリットを理解することで、車両管理台帳システムをより有効活用できます。以下でそれぞれ解説するのでご覧ください。

メリット①:情報を即時更新できる

車両管理台帳システムは、導入すると操作方法や画面が決まっている状況のため誰でもすぐに変更された情報を変更できます。Excelの場合担当者が手入力で情報を更新しますが、この方法だとタイムラグが発生するのがデメリットです。

しかし、車両管理台帳システムはクラウド上で入力された情報が即座に反映されるので、社外からでも情報更新が可能です。操作もマニュアルなどがあって共有しやすいため、誰でも車両管理台帳システムを使って情報更新できます。

メリット②:ミスを防止できる

車両管理台帳システムは、画面がわかりやすくまとめられており情報も自動更新されるのでミスをしにくいです。Excelだと入力した計算式を誤って消してしまったり、変えてしまったりする可能性があります。

しかし、車両管理台帳システムは計算などの必要な機能が固定で搭載されているため、ミスが起きにくいです。また、クラウド上で必要な情報を一元管理するので、車検などの見落としも減らせます。

メリット③:コストを削減できる

車両管理台帳システムはデータ入力の手間を大幅に省けるため、コスト面でも効果があります。社員は短時間でミス少なく、必要な情報を更新や確認ができるので、他の業務に割ける時間が増えて全体の効率化につながるのです。

また、ガソリン代の記録もとれるので不必要な補給をなくすこともできます。中にはほとんど走っていない車両もあり、無駄な台数を削減できるのもメリットです。

メリット④:データを見える化できる

車両管理台帳は、ガソリン代や車両の減価償却費、保険料、人件費といった必要なデータを見える化できます。ひと目でどの項目にどれくらいコストが発生してるかわかるのがメリットです。

車両の適切な台数や予算を決めるにも、正確なデータが必要となります。車両管理台帳システムは即座に正確なデータを画面に反映させるので、コストの最適化をする際に役立ちます。

まとめ

車両管理台帳 まとめ

ここまで車両管理台帳について解説しました。車両管理台帳を導入することで、マイカーやレンタカーなど社用車の管理を最適化し、リスク回避やコスト削減に役立てられます。

ただし、車両の情報を記録するのは業務に負担がかかるのがデメリットです。車両が少ない場合はExcelのテンプレ、多い場合はシステムを導入するなどの対策をとりましょう。効率的に必要な情報を正確に記録できます。

車両管理台帳はデジタルで行うと負担が少なく、ミスも減らせるので積極的に導入してみてください。

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