上手な議事録の書き方を知ろう!フォーマット例もご紹介!

議事録作成の担当に任命されたはいいものの、どのように議事録を作成すれば良いのかわからない、どのようにメモをとっていいか分からないと悩む人は多いはずです。

議事録は会議・MTの内容を文字にするだけと思われがちですが、実際は誰が見ても分かる様に簡潔にまとめる必要があります。

しかしながら、構成の仕方や書き方のコツ・メモのコツさえ分かれば、適切な議事録を作成できるようになります。

今回は、誰にでも見やすい議事録を作成するためのポイントをご紹介します。

見やすい議事録の書き方とは?閲覧者に伝わる議事録の基本

閲覧者に伝わる議事録を作成する為に必要な点として、まず会議の目的を理解して、それに適した書式や構成を考える「事前準備」を行うことをお勧めします。

議事録の「事前準備」を行うことで、会議でメモをするポイントが明確になったり重要点の取りこぼしが無くなり議事録の精度が非常に高くなります。

1.会議の目的を知る

議事録の事前準備をおこなう上で重要な点は会議の目的を知ることです。

会議の目的は大きく分けて以下の3つに集約されます。

(1)コンセンサスを得る(情報共有)
(2)物事を決める(意志決定)
(3)自由な発想を出し合う(ブレスト)

どのような会議の目的であっても、Why(なぜ)/What(何を)/When(いつ)/Who(誰が)/Where(どこで)/How(どうやって)/How much(いくら)という5W2Hに基づいて事前に分かる部分を明確にして事前準備を行なっておきましょう。

2.議事録の構成案を決める

議事録は、会議の目的をきちんと把握し、それにそった内容をまとめる必要があります。

会議前にシミュレーションし、以下の項目を押さえて書き方や構成案を立てましょう。

(1)日時:議事録事の表記方法(西暦等も確認)

(2)場所:具体的に記載しましょう

(3)出席者:役職・名前等必要事項を収集しましょう

(4)決定事項:会議の目的に応じて的確に記載が必要です

(5)会議内容:誰が・いつ・どの様な発言をしたかを記載します。

(6)次回会議日程:決定事項の記載

(7)所見:必要に応じて記載することが必要です

3.ツールを活用する

議事録の内容を正確に記録する為に、例えばICレコーダーなどを活用し、あとから聞き返せるよう準備をしておくと安心です。

また、スマホ等での録画や近年ではオンライン会議での録画等便利なツールも多数出ていますので上手に活用して、その場で聞き漏れたことなども現在は可能です。

近年のツール等も上手く活用し議事録を作成することをお勧めします。

ここから更に閲覧者にわかりやすい議事録の書き方を深堀していきます。

重要なFirst step!メモの取り方で議事録が変わる

会議の進行はそれぞれですが、「メモが追いつかない」という状況になることも多いと思います。

その様にならないよう、会議のスピードに沿って議事録を書くためには、しっかりおさえておきたい事前準備やテクニックなどのポイントがあります。

まずは議事録を効率的かつスピードを持ってまとめる為のメモの書き方のポイントをまとめます。

ポイント1:会議に合わせて、どこまで詳細に書くかのレベルを変える

精度の高い議事録を全ての会議で作成する必要はありません。

会議の種類や目的に応じて、記載するべき内容を把握し議事録のメモを書きましょう。

例えば、新製品やサービスを検討する「ブレスト」では、出されたアイデアの「備忘録」になっていることが大切です。

自由な雰囲気で行われる会議では、発言も多くなる傾向にあるため、「テーマ」「大まかな経緯」「決定事項(アイデア)」などのポイントをおさえてメモを書きましょう。

自由な発言が行き交う会議では、形式的な議事録を作成しにくいこともあるため、ホワイトボードや付箋などを活用し、

画像として保存した上で添付資料とするのも良い議事録の書き方のポイントです。

一方、経営会議や総会など重要度の高い会議では、詳細な部分まで記録として残す必要があるため情報が多くなる場合もあります。

このような場合は、必ずテンプレートを準備しておくことが重要なポイントとなります。

ポイント2:定期会議は前回の議事録を確認しておく

繰り返し行われる定期会議の場合、「進捗状況」や「課題」など、毎回同様の議題が話し合われることもあります。

このような会議では、事前に前回の議事録を確認しテンプレートを作成しましょう。情報が絞りこめるため、効率的な議事録作成に繋がります。

また、定例会議ではテンプレートを揃えておくことで、状況の変化などが時系列順に把握しやすくなります。

ポイント3:議事録やメモでは、述語を意識した書き方が重要

会議の進行と共にメモを取ろうとすると、発言の最初の部分である「主語」には意識が向きやすく、逆に最後にくる「述語」部分は聞き逃しがちになります。

冒頭部分のキーワードは記載しているが、結論が分からないという議事録にしない為にも、

メモを取るときに「誰が」「何が」よりも、「どうする」「どうなる」の部分を重視してメモを書くことがポイントとなります。 

述語となる部分は可能性や範囲が広く、後から正確に思い出すのは難しい場合が多いですが,

述語に対する主語は記憶に残りやすく、後から思い出しやすいとされています。

情報量が多い会議でのメモの書き方は述語を意識した書き方を意識して行くことが重要です。

ポイント4:メモを取るツール毎の事前準備

PCで議事録のメモを取る場合

PCで議事録やメモを取る場合、事前に頻出単語の辞書登録機能を活用すると、タイピング効率が上がります。

また会議のテーマや前回までの情報をもとに、よく使う単語は辞書機能を利用してすぐに変換できるようにしておくとスムーズにメモを取る事ができるでしょう。

更には、ショートカットキーを把握して積極的に使用する事がPCによるメモのスピードを上げます。

例えばWindowsですと以下のショートカットキーは最低限覚えておくとPCによるメモが取りやすくなるでしょう。

基本操作
操作を元に戻すCtrl Z
元に戻した操作をやり直すCtrl Y
すべての項目を選択するCtrl A
複数の項目を選択するShift 
選択した項目を切り取るCtrl X
選択した項目をコピーするCtrl C
切り取り、コピーした項目を貼り付けるCtrl V

手書きで議事録のメモを取る場合

手書きでメモを取るメリットは自由度と実際に書く事で記憶に残りやすいという点です。

基本的なポイント事項は以下になります。

・時系列で書く

・メモは自身が読めればいいので、なるべく素早く書く

・余白を残して追加事項があれば記載する

・重要部分は色ペンやマーカーを使う

5W2Hを使ってメモを書く

・コメントなどは付箋を活用して残しておく

・できるだけ早く清書を行い議事録を作成する

これらを活用し手書きの場合がなるべくポイントを絞り、後から自身が振り返りやすいメモにする事が重要です。

上手な議事録のフォーマットに入れるべき内容

相手に伝わりやすく、簡潔に内容を把握できる議事録を作成する為のフォーマットとは!?

議事録に必ず入れておきたい項目をご紹介致します。

議事録に必ず入れたい事項

・会議の名称・日時・開催場所・参加者・作成担当者・議題などの基本項目
・会議における決定事項
・決定に至った理由と今後の課題や新たな提案など
・今後やるべきこと(To Doリスト)
・次回の会議が決まっている場合は、その日程や議題

上記のように決定事項から経緯、今後の予定という順で作成すると参加者も非参加者も見やすい議事録の書き方と言えるでしょう。

また、決議が目的の会議の場合、議事録には決定事項のみを記載するのが一般的ですが、決定理由について「主な反対意見や賛成意見」などがあればそちらも盛り込み、その経緯を簡潔にまとめた議事録を作成するといい議事録と言えるでしょう。

アイディア出しの為の会議議事録に入れたい事項

会議がアイディア出しのブレストの場合は、上記のポイントと共に、できればPowerPointやワードを活用してアイディアをまとめた物を作成することも重要です。

また、紙に付箋に書かれたアイディアを貼り写真を取るなども良いでしょう。

アイディア出しの会議の場合はどの様なアイディアが出たかを、参加者や非参加者が後から確認できる様に議事録をまとめることも重要なポイントととなります。

フォーマット例のご紹介

一般的な会議の議事録フォーマット

社内や取引先との会議など、一般的な会議における議事録の書き方例を紹介します。

会議名:◯月第△週◇◇事業部定例会議
議事録 日時:◯年◯月7日(月) 16:00~17:00
場所:◯◯会議室
出席者:◯◯部長、〇〇担当部長、◯◯課長、◯◯課長、◯◯主任
議事録作成:◯◯
欠席者:◯◯主任(出張のため)
議題:◯◯株式会社との商品開発にについて
決定事項:
・商品開発において重点的に取り組む点は◯◯に決定する
・各担当が、今月中に商品開発第1次案を提出する
議論内容:
・◯◯課長より、商品開発プロジェクトチームを両社3名づつ選定し担当するのが適切ではないか(◯◯係長)
・一つの商品につきメイン担当とサブ担当の2名を配置する(◯◯主任)
・今後は担当が週に一度以上はコンタクトを取っていく(◯◯部長) ・懸案事項 :両者の開発進捗確認プラットフォーム
・次回の定例会議の日時 ◯月14日(月) 16:00~17:00 ◯◯会議室にて
ポイントは、必要な事を端的に且つ分かりやすくまとめる事です。
社外の方が見ない事が前提なので、箇条書きで問題ないでしょう。

株主総会における議事録の書き方

株主総会議事録は、会社法施行規則72条3項の定めにより、次の事項を記載する必要があるとされています。

  • 株主総会が開催された日時及び場所
  • 株主総会の議事の経過の要領及びその結果
  • 会社法の規定に基づいて株主総会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要
  • 株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役又は会計監査人の氏名又は名称
  • 株主総会の議長があるときは、議長の氏名
  • 議事録を作成した取締役の氏名

株主総会の議事の経過の要領及びその結果、については、株主総会の経過や内容を指し、審議の過程で出た質問や回答内容、決議事項についての採決の結果などを含みます。

疑似の内容をそのまま記載するのではなく、要点を記載すれば良いでしょう。

メールで議事録を共有する時の方法と注意点

社内で会議を行う際、出張など業務上の都合でやむを得ず会議に参加できない人がいるものです。

会議後に議事録をメールで共有すると、参加できなかった人には情報を周知し、参加した人たちには議事内容を確認頂けるでしょう。

メールの書き方例文
<件名> [共有]○月第△週◇◇事業部定例会議 議事録について
<本文> ◇◇事業部の皆様へ お疲れ様です。◇◇事業部◯◯です。

先ほどの、◇◇事業部定例会議に参加された皆様、お疲れ様でした。

議事録を作成いたしましたので、共有します。

お時間があるときに、内容をご一読くださいますようお願い申し上げます。

なお、議事録にも記載していますが、懸案事項は以下の通りです。

■懸案事項
・両者の開発進捗確認プラットフォーム
・次回の定例会議の日時 ◯月14日(月) 16:00~17:00 ◯◯会議室にて
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

 

上記のようなメールを作成し、議事録のデータファイルを添付するか、社内サーバー上にある議事録の保存場所の共有をおすすめします。

議事録係になったら心がけること

会議が終了したらすぐに作成する

会議の内容を比較的明確に覚えているうちに、議事録作成をおすすめします。

物事を記憶していられる時間には限度があり、なるべく会議終了後24時間以内を目途に議事録を作成することで、より正確な情報を記載できると考えられます。

また、会議終了後短時間で議事録を作成すると、関係者への議事録の共有が迅速に行えるため、業務効率の向上も期待できます。

会議終了後議事録の作成と共有はなるべく迅速に行いましょう。

議事録の確認・修正方法

何事も、最初から自分ひとりで成し遂げるのは難しいものです。

議事録は、会社の財産にもなるので作成した議事録を上司に確認してもらい、

分かりやすく書けているか・読み手に伝わりやすい議事録になっているかを1度確認することをおすすめします。

特に取締役会議事録や創立総会議事録の場合、修正する際には二重線を引いて押印をするなど様々な取り決めがあるため注意が必要です。

議事録をとるなら「AI議事録取れる君」がおすすめ!

議事録は単なる「記録」だけではなく、社内に議事内容を周知して業務効率の向上につながります。

また、取引先との商談における会話を残しておき、後々のトラブルを防ぐ効果もあります。

 

議事録を正確に記録するには、自動で記録可能なツールを使用するのがおすすめです。

AI議事録取れる君は、議事録作成に必要な機能が豊富に搭載された議事録アプリです。

アプリ利用後は議事録のリンクを共有することで、参加者全員で議題の追加や要約の作成・文字起こしの微修正などの編集作業ができます。

翻訳は主要11言語に対応しており、発言をAIが聴き分けて自動で文字起こしします。

無料プランも用意されているため、まずはお試しで使ってみると良いでしょう。

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