【例文】上手な督促メールの作り方は?送るタイミングや確認すべきポイントも解説!

ビジネスシーンで契約相手とのやり取りは必須です。やり取りを厚くすることでクライアントの温度感を上げて、未入金を防止する効果を期待できます。ただ、やり取りがうまくいかず、未入金になったらどうしようと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、未入金になってしまった際に、未入金を回収するために重要な督促メールについて分かりやすく解説します。またメールを送っても返信が来ないときなどの得策メール等についても紹介していきます。

気軽に送受信できるツールであるメールはビジネスシーンでも活用されています。書面よりもソフトに相手へ入金を促すことができるツールです。ただ、相手を不快にさせないようなメールを送ることが大切です。

未入金が起きたら督促メールを送る!督促メールって一体何?

自社製品やサービスを提供したにも関わらず、契約相手から代金の支払いがいまだ行われないこともあるのではないでしょうか。そんな支払い期限を過ぎても支払ってもらえないときに未入金の支払いを促すのが督促メールです。

契約の入金日になっても未入金であることを確認した時点で、入金を促すためのメールを送信しましょう。督促メールの目的は、まず、上記のように未入金を回収することです。また、支払期限内に入金してもらえるよう、未入金を防ぐ目的の2種類があります。

 メールを利用した督促は、書面による督促状よりもソフトに促すことができるというのが特徴です。相手方を不快にさせないように督促するようにしましょう。

【督促メールの送信前に】未入金とは?いったいなぜ発生するの?

ストレスチェックサービスを導入する際の注意点

そもそも、未入金はなぜ発生するのでしょうか。支払うべき契約相手の経営状況によるところもありますが、うっかり忘れているという場合もあります。主に未入金発生が考えられる理由をあげると以下の通りです。

  • 相手の企業が大きいと入金担当部署に入金請求書が渡っていない
  • 相手が受け取った請求書を紛失
  • 振込先の間違い

上記のように意図せず未入金が起きてしまうこともあります。そのような際でも、督促メールは支払うべき代金をソフトなタッチで促すことができるのです。関係性を変えるような強い働きはしません。関係を崩すことなく促すことができるのが、督促メールが重宝される理由です。

未入金とは?

自社サービスや商品を必要な方に案内し、相手がその品を購入したいとなった際に契約に至ります。両社で契約を結び、サービスや商品を利用するために代金を支払います。代金は月額制や、クレジット払いなど支払い方法は違いますが、消費者には、代金を支払う義務があります。

未入金とは、自社サービスや商品を利用したいと交わした契約書に記載された代金の支払いを行わないことを指します。もしくは、代金が提示された口座へ支払期限内に入金されていないことのことも未入金といいます。

未入金を防ぐためには?督促メールを送ろう!

入金は売上ですので、入金してもらわなければ、商売になりません。もし支払われないのであれば、契約相手に未入金分を支払うように促す必要があります。しかし、実際は売上の全てを回収することが当たり前のようにはいかないこともあります。

そこで、効果的なのが督促メールです。督促メールとは先方に支払いなどを催促する際に利用するメールです。

例えば、支払い期限を目前にまだ未入金の場合、入金依頼を知らせる内容のメールを送ります。すると、受信した入金者はスケージュールをたてて、代金支払い・入金をおこなってくれるようになります。

このように督促メールをうまく利用すれば、クライアントワークも円滑に進むでしょう。

督促メールはいつ送る?メールを送る最適なタイミング

督促メールを送るタイミングというのはどのようなタイミングなのでしょうか。督促メールは送るタイミングが早すぎても遅すぎてもその効果は薄れてしまいます。そこでここからは、督促メールを送る最適なタイミングを紹介していきます。

督促メールを送る最適なタイミングは以下の通りです。

  • 未入金で入金の確認が取れないとき 
  • 相手からのメールの返信がないとき 
  • 書類の納付や納品が遅れているとき 

未入金で入金の確認が取れないとき

まず、督促メールを送る最適なタイミングは未入金で入金の確認が取れないときです。入金されていないということは、相手方にトラブルがあったもしくは相手方が入金するのを忘れている場合です。

入金期日を過ぎても入金されない場合は、期日を過ぎてからなるべく早く督促メールを送ってみましょう。前者であれば、現状報告が来るでしょう。また、後者であれば気づき次第すぐ入金してもらえます。

相手からのメールの返信がないとき

相手からのメールの返信がないときの督促メールの送信のタイミングは難しいです。ビジネスマナー上では、24時間以内にメールの返信をするのがマナーだとされています。

しかし、24時間メールが来ないからと言ってすぐメールを送るのもあまり良くありません。というのも、相手の都合があり、メールを送れていないこともあるからです。特に月末等は忙しいことも多いので、タイミングを見極めることが重要です。

このような際の督促メールを送る目安は「2〜3日」と言われています。もし、「いつまでに返信が欲しい」といった事情があるのであれば「忙しいところ恐縮ですが、〇日の△時までに返信をいただけると幸いです」と期日を設けるようにしましょう。

書類の納付や納品が遅れているとき

相手方から書類の送付や納品が遅れてしまっている場合は早めにメールを送るようにしましょう。というのも、早く相手の状況を確認しなければならないのと、納品が遅れることによってさらに他の人に迷惑をかけることもあるからです。

また、こちらの督促メールに関しても期日を再設定してメールを送るようにしましょう。

【最終確認】督促メールを送る前に確認したい3つの確認するべきポイント

ここからは、督促メールを送る前に確認しておく3つのポイントについて確認していきましょう。督促メールはクライアントワークの一環であり、あくまでも関係を崩さずにメールを送ることができるのがベストです。

メールを送る前に自社で確認できることを紹介します。

自社からのメールが送られているかを確認する

相手に督促メールを送る前に、そもそも自社から相手方に対してメールが送られているかを確認しましょう。よくあるのが、メールを送信したと思っていたら保管ボックスに入っていたなど送信できていないことです。

事前に相手方にメールが本当に届いているか確認するようにしましょう。

返信メールが届いていないか確認する

自社からのメールが送られているか同様、返信メールが届いていないか確認するようにしましょう。特に普段見ないフォルダや迷惑メールフォルダに入ってしまっていることもあります。

相手からの返信が来ていないかも必ず確認するようにしましょう。

入金通知や宅急便が送られてきていないか確認する

最後に、入金通知や宅急便が送られてきていないかも確認しましょう。返答が必ずしもメールで来るとは限りません。入金通知や宅急便が送られているのにも関わらず、督促メールを送ってしまうと相手方にとっては二度手間になってしまいます。

上記のように、自社側に非があるのにも関わらず、督促メールを送ってしまうと管理体制に対する不信感を与えかねません。まずは自社のできることをすべて終わらせてから督促メールを送るようにしましょう。

【例文あり】督促メールの作り方|督促メールを作成する際の5つのポイントと督促メールの実用例

ここからは、督促メールを作成する際の6つのポイントと、実際に活用できる督促メールの実用例を紹介します。督促メールを送る際にきちんとポイントをつかむことで、相手に不快感を与えることなく催促することができます。

また、前述した督促メールを送る最適なタイミングに送るべき例文も紹介します。状況に合わせた例文を見ることでよりどのような文章を書けばよいかよりつかみやすくなるでしょう。

督促メールを送る際の6つのポイント

まずは督促メールを送る際の6つのポイントを紹介していきます。以下のポイントをつかむだけで相手に不快感を与えることなく催促することができます。また、場合によっては相手からの評価が上がることもあるので、ぜひメールを送る際に取り入れてください。

  • 自分の氏名・所属等を記載する
  • メールを送った日時、どのような内容かを記載する
  • いつまでにどうして欲しいかも記載する
  • メールが行き違いになってしまう可能性も考慮に入れる
  • 相手を気遣うようなやわらかい言い回しを使う
  • 担当者に読んでもらえるようにできるだけ午前中にメールを送る

以上の6つになります。メールを送信する際に明示するべき項目は、メール作成・送信日、対象商品・サービスの納品日、当初の支払期限日です。明記することで相手にどの商品やサービスのことかをはっきりと伝える必要があります。

ビジネスメールで重要なポイントは送信先をできる限り担当者同士に限るのではなく、上司も含め1人で抱えないことです。またメールのやり取りは問題が発生した際の証拠にもなるので消去せず保存しておくことで安心できます。

相手を不快にさせないようにクライアントワークをするうえで必須になるので、上記のようなことに気を付けて督促メールを作成しましょう。

【例文】未入金で入金の確認が取れないときのメール

未入金の際の督促メールのポイントは、未入金であることを知らせ、支払期限を提示します。

お世話になっております。

株式会社△△の〇〇です。

当方より納品済み商品の代金の請求書につきまして、ご確認いただけましたでしょうか。本日16時に確認させていただいたのですが、入金が確認できませんでした。万が一未入金の場合は×日までに入金していただけると幸いです。

お手数をおかけし大変恐縮ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

なお本メールがご入金と行き違いでしたらご容赦ください。

【例文】相手からのメールの返信がないときのメール

前回何についてのメールを送ったかなど、内容を明記して相手に何を求めているのかが分かるようにしましょう。

お世話になっております。

株式会社△△の〇〇です。

×日に~~についてメールをお送りしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。念のため内容を送付したので、ご確認いただけていないのであればお手すきの際にご確認ください。

お手数をおかけし大変恐縮ですが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

なお本メールが行き違いでしたらご容赦ください。

【例文】書類の納付や納品が遅れているときのメール

前述の通り、書類の納付や納品が遅れているときのメールは他の人に迷惑をかける可能性もあるので、できるだけ早く連絡をもらうようにしましょう。

お世話になっております。

株式会社△△の〇〇です。

×月×日に弊社より注文いたしました、~~についてのご連絡です。

◎月◎日に納品予定とのことでしたが、▢日現在まだ納品を確認できません。お忙しいところ恐縮ですが本日中に〇〇まで、ご納品日の連絡をご連絡いただけないでしょうか。

お手数をおかけし大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

なお本メールが行き違いでしたらご容赦ください。

未入金者に督促メールを送信しても回収できない場合は督促状

ここあまで、督促メールの書き方について解説してきましたが、督促メールを送信しても回収できない場合はどうすればいいのでしょうか。最後に、未入金者に督促メールを送信しても回収できない場合、どうすればいいのかについて解説していきます。

督促状とは

督促状とは入金を促す際に送付する書面です。

メールを送信する手軽さに比べ、書面の送付は郵送代金など手間も掛かります。受け取った相手の立場にとっても強い印象を与えます。手軽に送受信できるメールに比べ強く入金を促すのです。

強制力をもつ督促状

未入金者にソフトなタッチで入金を促せるメールに対して、督促状はよりハードに未入金者に入金を促します。

強制力をもった督促状は書面で送付されます。受け取った未入金者を入金しなければと急き立てる役目をもちあわせています。

督促状に記載された主な内容は延滞金、課金、罰金といった民事的な強制も加わります。

まとめ/未入金には効果的な督促メールで回収

督促メールは、大切な顧客に向けて未入金の回収・防止を促すのに効果的です。

相手の未入金の理由に対してもソフトに促せるのがメールを活用するポイントになります。相手に不快や不信を与えずに対応できること、丁寧な顧客対応が期待できるのです。督促メールに対して、書面による督促状は、相手により強い印象を与えるでしょう。

ですが、できるだけ穏便に済ませるためにも上手に督促メールを書いて入金してもらいましょう。督促メールは未入金だけではなく、メールの返信が返ってこないときなどさまざまな場面で使えます。督促メールを上手につくることができるかがクライアントワークにつながるといっても過言ではありません。

また、督促メールを代行するツール・サービスもあります。自社にとって効果的な顧客対応にふさわしいツール・内容を選ぶと良いです。

未入金に効果的な督促メールを代行します。ぜひ御社のビジネスのお役立てに活用ください。

 

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