SFA(営業支援システム)とは?CRM・MAとの違いやメリットデメリット・基本的な機能・導入事例を解説!

SFA(営業支援システム)とは、営業活動をサポートするツールです。

新型コロナウイルスの影響もあり、営業活動に制限がかかる企業が多く見られました。

日常生活に戻りつつある中で、効率よく営業することが求められています。

そこで、営業活動を支援するSFA(営業支援システム)を活用することで、より効率よく営業活動を進めることが可能です。

この記事では、SFAの特徴やCRM・MAとの違い、導入するメリット・デメリット、基本的な機能、導入事例、導入時の注意点について詳しく解説します。

SFAツールの選び方やおすすめのSFAについては、下記の記事で詳しく解説しています。

SFA(営業支援システム)とは?

SFAとは、企業のセールスフォース(営業部隊)に情報や業務プロセスを自動化することを指します。

Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)の略語で、日本語では営業支援システムと訳されることが多いです。

また、営業活動が管理する情報をデータ化した上で、データを蓄積し分析することができるシステムという意味も含まれています。

 

SFAは1990年代から登場したと言われています。

従来ではオンプレミス型が主流となっており、導入にかかる費用が高額であるのが特徴でした。

しかし2022年現在では、クラウド型も広く普及してきておりコストを抑えた導入が可能となっています。

このことから、大企業のみならず中小企業でも活用しやすくなっているため、さらに注目を集めているツールの一つです。

SFAが注目を集めている背景

SFAが昨今高い注目を集めています。

なぜここまでSFAに注目が集まっているのかと言えば、国内経済の長引く不況の影響です。

不況が続く中で、市場が停滞、縮小して従来の営業スタイルが通用しなくなりつつあります。

従来の営業スタイルでは補えなかった売上及び利益の拡大を図りつつ、営業プロセスの最適化、そしてコストを削減できるなSFAが有効であるということで、注目を集めています。

SFAとCRMの違い

SFAと似たシステムとして、CRMがあります。

CRM は、Customer Relationship Managementの略であり、日本語では顧客関係管理と訳されます。

広義で言うと、顧客に対して適切な対応をすることで、顧客との良好な関係を構築、維持していくことを指しています。

CRMツールをうまく活用できれば、効率的に業務を進めることができるだけでなく、適切な顧客管理が可能となります。

CRMでは、顧客情報の一元管理によって顧客満足度を向上させることが狙いとなります。

一方で、SFAの目的は営業活動の効率化が狙いです。

その為、その意味や役割が異なります。

SFA自社のセールスフォースによる営業活動を効率化させるために情報やノウハウを蓄積する
CRM社内で顧客に関わりがある、セールスフォース、カスタマサポートなどに情報を共有し、主に既存顧客に対してアプローチを強化する意味合いが強い

SFAとMAの違い

MAとは、マーケティングオートメーションの略語です。

MAには、マーケティング活動の自動化や効率化という意味や、効率化を実現するためのツールという意味が含まれています。

MAでは、新規の見込み顧客をリードと呼び、リードの獲得から育成、営業がアプローチするべきリードの抽出といったマーケティング活動の自動化や効率化を図れます。

SFAとMAには、微妙にスタンスが異なります。

MAの場合は、質の高い顧客開拓に力を発揮する仕組みであり、見込顧客に対して以下のフェーズで力を発揮します。

  • 集客
  • 育成
  • 選別

一方で、SFAは営業活動を効率よく行うためのサポートツールであり、商談など営業に関連する従業員の営業活動を支援することに力を発揮します。

イメージ的には、日々の活動を効率化できるのがSFAで、効率化することで価値時間を創生して、それを見込み顧客開拓ができるMAに注力する形で進めるとよいでしょう。

SFAを導入するメリット

SFAのメリットとしては、次のような点が挙げられます。

営業活動が可視化される

SFAツールには、自分が担当していない顧客の情報や、営業活動のプロセスから進捗状況まですべて可視化されます。

これまでは「誰がどこを担当しているのかわからない」ことや、「顧客の情報がわからず、別の担当者からの引継ぎに時間がかかる」など、見えないことによって非効率的な現場となっていました。

しかし、すべて可視化がされれば各デバイスで必要な情報を確認するだけとなりますので、毎回連絡をして情報を聞くこともなくなります。

営業活動の可視化により、あらゆる業務を効率化できるのは大きなメリットと言えるでしょう。

教育の負担を抑えることが可能

営業担当者は、案件獲得のために外出をしたり、出張したりと忙しい毎日を送っています。

ただでさえ営業活動で忙しいのに、新人教育などもあると業務の負担は大幅に増えるでしょう。

しかし、SFAツールがあればノウハウやナレッジの共有を行うことができるため、上司に質問しなくても学べるメリットがあります。

新人も上司に気を使う必要がなくなりますし、上司の立場からしても業務の負担を抑えられるでしょう。

営業活動のみ集中できる環境を整えられるため、特に負担を感じている企業では導入をおすすめします。

ノウハウを活用できる

SFAを実践すると、顧客データや一連の営業プロセスがデータとして確認することができます。

営業チーム全体のデータが一元管理できるために、情報をスピーディーに共有化できます。

大所帯の場合、以下のマネジメントを容易に行えるのです。

  • 案件の進捗
  • 目標達成率や達成城尾経
  • 困りごとへの対応

営業活動を行う度に、データが徐々に蓄積されていきます。

データは、営業活動を行う上でとても重要になり、営業担当者にとっては財産と言えます。

従来であれば、データは営業担当者の頭の中にしか存在せず、共有されることがなかったのです。

そこで、SFAを利用することによって、データを管理したり共有できるので、データを活用して営業力強化を図れます。

営業マネージャーとの連携が密になる

SFAを導入すると、営業マネージャーはさまざまな機能を利用することでリアルタイムに商談の進捗状況や目標の達成状況などを把握できます。 リアルタイムに状況を把握することで、営業マネージャーは、各営業担当者に戦略的な人員の配置、商談についての的確なアドバイスを行えます。

業務効率を高めることができる

働き方改革が叫ばれる中で、営業部門の果たす役割も変化しつつあります。

リモートワークが当たり前になっていて、営業活動した結果をどのようにして関連部署に展開するのかが鍵となります。

その中で、部署内の連携がスムーズにいかなかったり、案件の管理が適切に実施されないことで、業務効率が低下しているケースがあるのです。

SFAを導入することによって、営業部門の情報が部門横断的に一元管理されることで、業務効率を図ることが可能となっています。

営業部門の属人化を防止できる

営業活動を行う際には、どうしても個人単位での行動が多くなりがちです。

他の部署と違って、組織として成果を出すというわけではなく、どうしても個人の技量に左右される傾向にあり、属人的になってしまうのです。

そこで、SFAを活用して適切に情報を共有する仕組みを作り上げることができれば、協力して営業活動に取り組む流れを作れます。

また、高いパフォーマンスを発揮する従業員の特徴を分析可能です。

売上アップを期待できる

営業活動を効果的に行い、それが新規顧客開拓や既存顧客からに受注拡大につなげれば、必然的に売上高を上げることが可能です。

営業部門が入力したデータを詳細に分析すれば、見込み顧客に対して有効的なアプローチを行えます。

営業力を強化して、より業績を伸ばせるチャンスがあるツールと言えます。

データ分析機能が秀逸

SFAを使用することで、データを容易に分析できます。

莫大なデータベースを作成しても、そこから答えを導き出せなければ意味がありません。

個人単位でデータを分析するとしても、スキルと時間が必要になります。

そこで、SFAの分析機能を活用すれば、容易にデータの分析が可能です。

また、レポーティング機能を使用することで営業報告や市場分析などのレポートも作成できます。

有能なSFAでは、AIを用いた分析ができるので、より効率よく分析できる点も魅力的です。

SFAを導入するデメリット

SFAのデメリットとしては、次のような点が挙げられます。

初期投資やランニングコストが発生する

SFAツールを導入する際には、初期投資が必要です。

サービスによっては、より利便性の高いオプションなどがついていて、とても高価な費用になりがちであり、ある程度計画的に予算化して導入を進める必要があります。

また、SFAツールは月々に支払う月額費用が発生するケースが大半です。

実運用上では、ツールを管理する従業員が必要になるため、人件費という観点でも見込んでおく必要があります。

以上のような費用が発生することから、費用対効果を十分に検討した上で導入することが重要です。

入力工数がかかる

SFAでは、営業情報が登録されなければまったく意味を成しません。

せっかくツールを導入したとしても、データの入力に手間がかかると余計な工数がかかります。

より細かなデータを入力しようとすると、数十分かかることもざらであり、入力することが仕事であると勘違いしがちです。

入力に手間がかかるということで、やがて誰も使用しなくなり廃れてしまうケースも散見されます。

導入時には、入力が容易なツールを採用するのがおすすめで、またしっかりと初期教育を行うと同時に、作業に慣れてもらう時間を与えることも重要です。

SFAの基本的な機能

SFAツールの基本的な機能は以下の5つです。

  • 顧客管理
  • 案件管理
  • 行動管理
  • 売上予測管理
  • レポート管理

それぞれの機能について詳しく解説します。

顧客管理

顧客の情報を管理するための機能です。

例えば、名前や社名、電話番号といった基本的な情報や、商談履歴や名刺管理などを行って顧客情報を正しく管理することができます。

顧客管理は、営業活動がどのように行われているのか社内で共有して把握できるため、営業を行ううえでの重複を避けられるなどミスを防げるメリットもあります。

案件管理

案件管理とは、見込み顧客などの獲得のために案件情報を管理できる機能のことを言います。

例えば営業担当者や商談の進捗状況など、あらゆる情報を記録できるため、より営業活動を効率化できるメリットがあります。

行動管理

行動管理は、営業担当者がどのような活動を行っているのか記録するための機能です。

例えば訪問回数や提案商材数、受注率などの情報を数値化できるため、どのくらい成果を出しているのか評価するうえで必要不可欠と言えるでしょう。

また、数値化してデータを出せることによって、各営業担当者の得意分野が瞬時に分析できる点も大きな魅力の一つです。

売上予測管理

営業の予算と実績を比較して売上予測が行える機能です。

具体的には目標達成率や達成状況をデータとして瞬時に確認することができます。

これらのデータは今後の営業活動方針を改善できることや、予算の使い方を改善できるなど精度の高い分析を可能としています。

レポート管理

営業活動における活動報告を効率化するための機能です。

例えば、ツールによってはスマートフォンからでも作成できるなど、デスクに戻って報告書を記入する必要もなくなります。

また、入力作業も基本的にはあらかじめ用意されたテンプレートに必要な情報を入力するだけです。

作業の簡略化にもつながるため、忙しい営業担当者にとって大きなメリットと言えるでしょう。

いくつかSFAツールの機能を紹介しましたが、あくまでも基本的な機能です。

実際には各ツールによってさまざまな便利機能があるなど、営業活動をサポートしてくれる機能が数多く含まれています。

SFAの導入事例

SFAは、多くの企業で導入された実績があります。

ここでは、SFA導入で成功を収めた事例を4つ紹介します。

株式会社ハウテレビジョン

外資就活ドットコムを運営している株式会社ハウテレビジョンでは、若手ハイクラス人材向けキャリア支援プラットフォームであるLiiga(リーガ)をリリースするなど、様々な年代の就活をサポートしています。

SFA導入以前は、顧客への訪問履歴や営業実績を管理するための、様々なスプレッドシートがあり、情報が整備されていませんでした。

さらに、契約管理を行うためだけのクラウドサービスが存在していたのです。

そこで、営業に関わる全ての業務をSFAに切り替えて、情報の共有化と業務の効率化を図りました。

成功体験の共有を積極的に進めることで、適切にPDCAを回した案件から次々と受注が舞い込んだのです。

株式会社Z会ソリューションズ

Z会のサービスを提供している株式会社Z会ソリューションズでは、グループウェアを早期に導入して、社内の情報共有体制を強化しています。

次に着手したのが、営業業務の改革でした。

分社化することで営業力強化を図る一方で、営業情報の集約に関わる問題が生じたのです。

株式会社Z会ソリューションズは、ジョブローテーションを採用していたのですが、部門異動によって営業情報を残す仕組みがありませんでした。

そこで、SFAを導入して表計算ソフトによる営業の案件情報を管理と訪問の計画表で二重管理していたものを効率化し、作業性を高めることに成功しています。

また、案件や顧客の情報を記録することで、担当者が変わっても容易に検索して情報を入手できる仕組みを構築しています。

株式会社PR TIMES

プレスリリース配信サービスのPR TIMESで有名な株式会社PR TIMESは、デジタルPRを提案して実行する事業に取り組んでいます。

この活動の中で、記者とのコミュニケーション履歴がうまく残されていなかったという問題が生じていました。

従来は、管理ツールを導入していなかったことから、記者とのコミュニケーションの履歴を管理するためにツールの導入を検討したのです。

記者との面談の内容や温度感などの履歴の管理と共有などを行うことで、体感値で1.5倍くらい生産性が向上しました。

SFA導入時の注意点

SFAツールは、営業支援システムであり、導入しただけで必ず営業活動が成功するとは限りません。

やはりそれぞれの企業での工夫も必要になるため、特に「定着しない」ケースや「営業の成果が出ない」などで悩んでいる企業は下記の2点に注目してみてください。

導入の目的が不明確でないか

導入をして失敗するケースによくあるのが、「とにかく情報を一元管理して手間を削減したい」といった内容や「利益を上げるために導入したい」など曖昧な目的を持っていることです。

目標達成のためのゴールを明確に設定することや、全社員にSFAの重要性をしっかりと説明することは定着のために必要不可欠な部分となります。

営業活動の改善が行えない場合や、定着しないと思われている企業は目的がしっかりと決まっていないことが考えられますので、せっかくコストをかけて導入するなら最終的な目標は明確にしておきましょう。

データの分析や活用できる人材がいない

SFAツールは業務改善のために活用されるケースがほとんどですが、役割としてはそれだけではありません。

実は営業力強化や、顧客管理の徹底を行える役割も持っているのです。

せっかく導入しても利益につながらなくては、システム導入費や月額コストなどでマイナスになってしまいます。

このようにならないためにもSFAで蓄積したデータを活用できる人材は必須です。

収集したデータを活用し、それを営業部全体に共有できれば利益アップにつながる可能性もあります。

「便利だから使っている」だけではうまく活用できているとは言えないため、データの分析や活用できる人材は導入前に確保しておくと安心です。

SFAを導入して営業プロセスを効率化しよう

営業活動をより効率化するためには、SFAの導入は欠かせません。

また、営業活動を見える化することで、他部署との連動で新たな営業スタイルを確立できます。

SFAツールの選び方とおすすめのツールについては、下記の記事で解説しています。

顧客満足度を高める効果も期待できるので、ぜひ積極的に取り入れてさらなる事業拡大を図りましょう。

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