失礼がない!アポイントのうまい取り方を解説|電話&メールを上手く使うコツも紹介

 

自社の商品を提案するのにどんどんアポ取りをして商談機会を増やしたいのに、アポ取り自体上手くいかないと悩んでいる方もいるでしょう。

アポ取りが上手くいけば、自社の商品を取り入れるメリットを説明する場を設けやすくなり、経営利益のアップにつながることでしょう。

当記事では、営業における電話とメールを活用したアポイントのコツや、実際の場面を想定して練習をするロープレのメリットについて解説します。

アポ取りの方法を改善し、顧客獲得率を上げていきましょう。

 


 

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アポイントの成功率UPはマニュアル化が基本

積み上げられた本

アポイントの成功率UPには、マニュアル化が欠かせません。

成功のコツは2つです。

アポイント獲得のためのコツ
  1. アポイントのとり方の基本を知り、マニュアル化する
  2. アポイント取りの経験を積み、社内で営業トークの練習をする

経験は成功への足がかりとなります。

基本を身に着けたあとは、とにかく実践して経験値を上げましょう。

その経験を基に社内で営業トークの練習をすれば、さらに成功率が上がります。

アポ取りに失敗してしまうよくあるケース・例

まずは、アポ取りに失敗してしまうよくあるケースを紹介します。

アポ取り失敗のケース
  • 下準備ができていない
  • マナーが悪い
  • 要件が長い
  • 失敗の分析ができていない
  • マニュアル化が活かされていない
  • 相手のメリットに配慮が足りない

まずはこれらの点について見直してみるだけでも成功率が上がります。

下準備ができていない

アポ取りには下準備が大切です。

電話をかける前に、会社名、業種、住所、電話番号、企業規模など顧客相手のリサーチを行いましょう。

名前と電話番号だけで作られたリストを上からかける方法では、万が一自社の商品を扱うメリットを聞かれたときに、的外れなことを言ってしまう可能性もあります。

「数打てば当たる」ではなく、1件1件大切に電話をかけるようにしてください。

マナーが悪い

電話は顔が見えない分、マナーが悪いと”より悪い印象を与えてしまいがち”です。

  • 敬語が使えていない
  • 始業直後、就業直前、昼休みの時間帯などに電話をする
  • 自社や自分の名前を名乗らない
  • 相手が電話を切る前に自分が切ってしまう…など

マナーに難しいことはありません。

「これをされたら相手がどう思うか、自分ならどう思うか?」を念頭に、行動を見直していくと良いでしょう。

 

要件が長い

電話は相手の時間を一方的に奪う行為になるため、要件が長いと、失礼に当たります。

電話をかける前に短い時間で伝えられるよう要件をまとめておきましょう。

要件は簡潔で手短が理想的です。

商品説明は実際にアポを獲得して会ったときにすれば良いため、電話での説明はしないようにしてください。

失敗の分析ができていない

失敗をしても分析をせずそのまま次に行ってしまう人は、同じ失敗をしてしまう可能性があります。

自分がなぜ失敗してしまったのか、1回1回理由を分析して対策を立てれば、同じ失敗はしません。

アポ取りの電話やメールに対して、基本的に相手は警戒しているため、いきなり成功する方が稀です。

アポ取りができなくても経験を積めたと前向きに捉え、分析に力を入れていきましょう。

マニュアルが活かされていない

基本的な対応や想定される質問に対する答えをマニュアル化することで業務の効率化やアポ獲得率のアップが見込まれるのに、せっかくのマニュアルを活かさずにいれば、失敗してしまいます。

マニュアルには、これまでの色々な人の成功体験や失敗体験が詰め込まれており、特に同じような問題が起こった際、それをスムーズに乗り越えられるよう作成されたものです。

自分の色を出したい人もいると思いますが、まずは基本を身に着けた上で応用していく方法で行えば、失敗は少なくなります。

相手のメリットに配慮が足りない

電話をかける目的は「アポ取り」であるため、意気込んで電話をかけてアポイントが欲しいと一方的に伝えるばかりで、相手のメリットに配慮が足りない人も成功確率は低いようです。

相手からすれば、なぜいきなり電話をかけてきた相手の話を聞かなければいけないのか、どんなメリットがあるのかと気になるところを、そこに配慮がなければアポ取りは失敗に終わります。

自社の扱っている商品が先方にどのようなメリットを与えるかを端的に説明した上で、アポが欲しいと伝えると良いです。

【パターン別】営業でアポイントを取る際の進め方

スマホと手帳とパソコン

営業でアポイントを取る際の進め方をパターン別に見ていきましょう。

営業でアポイントを取る際の進め方
  1. 電話営業のアポイントの場合
  2. メール営業のアポイントの場合

アポ取りは、主に電話かメールで行われます。

電話営業のアポイントの場合

電話営業のアポイントのざっくりとした流れは以下の通りです。

  1. 準備(顧客相手のリサーチ)
  2. 適切な時間帯の架電
  3. 挨拶(会社名、担当者名)
  4. 目的と要件を述べる
  5. 日程調整(複数日の提案)
  6. 時間を頂いた感謝を述べる

電話をかける前に必ず下準備をします。電話をしてせっかく担当者が出ても、忙しい時間帯であればゆっくり話を聞いてもらえない可能性があるため、適切な時間帯に架電する意識も大切です。

基本的には10時〜11時、14時〜16時がアポ取り電話のゴールデンタイムと言われています。

あくまで基本的な話のため、顧客の業種や曜日にも気を配りながら、その企業に合った時間帯を探ると良いです。

例文を基に、自分なりのトークを身につけてください。

電話する先への例

「突然のお電話失礼いたします、わたくし◯◯会社の◯◯と申します。(会社名と担当者名を告げて挨拶)

◯◯の件なのですが、〇〇のご担当者様はいらっしゃいますか?

(電話取り次ぎ後)◯◯会社の◯◯と申します。お世話になっております。

このたび弊社では〜〜(商品)のサービスを提供することとなりまして、ぜひこの件についてご紹介させて頂きたく、お電話をさせて頂きました。(要件を述べる)

つきましては20分程度でかまいませんので、近日中にお時間頂けますでしょうか?

□日と✕日ではどちらがご都合よろしいでしょうか?(複数日の提案)

(アポ獲得後)承知いたしました、それでは□日の△時にお伺いさせて頂きますので、よろしくお願いいたします。

本日は貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。(時間を頂いた感謝を述べる)」

 

電話営業におけるアポイントの注意点

電話営業における応対マナー
  • 相手のメリットを考慮する
  • 声のトーン、話す速度
  • 時間帯の配慮
  • 概要を説明

電話営業におけるアポイントの注意点として、応対マナーは重要です。

相手の立場に立ってメリットを考慮し、聞き取りやすいトーンや速度で話すと好印象を持たれます。

アポ取りの段階で商品概要を簡単に説明し、メリットを伝えることで、先方に商品に対する期待感を抱いてもらいやすいです。

電話営業におけるアポイントのコツ

電話営業におけるアポイントのコツを1つご紹介します。

それは、「断られて当たり前」と思い、失敗しても経験が積めたと前向きにとらえることです。

成果が出ないと心が折れると思う人は成果ベースではなく、1日何件の電話をかける、1日何人と話す、といった行動ベースの目標を立てましょう。

行動ベースの目標を立てれば自然と行動が多くなり、経験値が積めますので、結果的に成果が多く上がることになります。

メール営業のアポイントの場合

メール営業におけるアポイントの取り方はざっくりと以下の通りです。

  • 件名を明確に
  • 会社名、担当者名
  • あいさつ
  • メール送信の目的
  • 要件
  • 日程調整
  • 複数の候補日

メール営業でのアポイントでは、自社のサービスの効果を伝えるため、導入企業の実績を例に挙げてもおくのもおすすめです。

下記の例文を参考にしてみてください。

メール営業のアポイントの例文

「(件名)お打ち合わせの件:◯◯会社◯◯(会社名と名前)

(本文)

◯◯会社の◯◯(会社名、担当者名)と申します。

突然のご連絡失礼いたします。(あいさつ)

この度は、弊社の〜〜(商品)という商品が貴社のお役に立つのではないかと思い、

ご提案の機会を頂きたく、メールいたしました。(メール送信の目的、要件)

★具体的なメリットを提示

下記日程の中から、ご都合のつく日時を教えて頂けますでしょうか?(日程調整)

<候補日程>(複数日の候補)

◯月◯日◯時

◯月△日◯時

◯月□日△時

ご多忙の中大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

 

メール営業のアポイントの注意点

メール営業でも電話営業と同じく、目的は「成約」ではなく、「アポ取り」です。

こちらから候補日程を伝えても返信が来なければアポイントが取れないため、返信を促すような文章を心がけると良いでしょう。

メール送信後に電話でのフォローアップもおすすめです。「メールをお送りしましたがご覧頂けましたか?つきましてはアポイントの日程を決めさせて頂きたく〜」と、二重に連絡を入れると、アポ取りの獲得率が上がります。

文章を何度も読み直し、担当者が見て返信しようかなと心が動く内容であると理想的です。

メール営業におけるアポイントのコツ

メール営業では、業種別や過去に取引があるかどうかでメールの文章を工夫することがアポイント獲得のコツです。

1つの文章を作ってターゲットに一括送信してしまうと、内容が合致する企業としない企業に分かれてしまい、見込み客の取りこぼしに繋がります。

始めは面倒に感じるかもしれませんが、1通1通のメール内容がその企業に合っているかを確認し、送信するようにしましょう。

過去にやり取りがあって担当者名がわかっている場合は個人名を入れておくことで返信率が上がります。

経験も大切!アポイントを取るための具体的な練習方法

固定電話のアップ

アポイント成功のコツは、基本を身に着け、経験を積むことです。

経験は全て本当の見込み客へアプローチせずとも、ロープレ(ロールプレイング)を重ねても身につきます。

社内の人に顧客役をしてもらい、実際と同じ手順でアポ取りをしましょう。

顧客役の人は想定される質問や疑問点を繰り出し、アポを取らせまいとしてくるため、いかに切り返しをしてアポ取りをするかが求められます。

終わったあとは顧客役や周りの見ていた人からもフィードバックがもらえるため、効果的な練習方法です。

アポイントの取り方の練習のメリット

アポイントの取り方の練習のメリット
  • アポイントの流れをつかむことができる
  • 話し方の欠点が明確になる
  • 相手のシュチュエーション対応に備えることができる
  • 心の準備が整う

アポイントの取り方を練習するメリットは4つです。

アポイントの流れをつかむことができる

マニュアルが手元にあっても、それを落とし込めていなければ不自然なトークになってしまいます。

ロープレを行うと、電話をかけてアポイント獲得までの流れをつかむことが可能です。

話し方の欠点が明確になる

自分では良いと思っている話し方でも、他人が聞くと違和感を感じることもあります。

ロープレで社内の人に顧客役をしてもらうと、自分では気づいていなかった話し方の欠点が明確になりやすいです。

欠点は声のトーンであったり、速さであったりさまざまです。

指摘された点を改善すれば、見込み客の受ける印象が変わり、アポ取りの成功率が上がる効果が期待できるでしょう。

相手のシュチュエーション対応に備えることができる

マニュアルが手元にあっても、相手が何を言ってくるかによって対応が変わります。

実際のアポ取りで相手の質問や疑問を受けた際、戸惑ってしまっては信頼を勝ち取れません。

あらゆるシチュエーションに対して答えを持つことで、ターゲットが「会っても良いかな」と心を動かす場合があります。

ロープレでは想定される質問や疑問をぶつけてもらい、備えを作っておきましょう。

心の準備が整う

本番を想定したロープレを繰り返すことで、心の準備が整います。

緊張で心の準備が整わないうちに相手に電話に出られてしまうと、伝えたいことも伝えられず失敗に終わることもありえるのです。

ロープレを繰り返すと段々と慣れて落ち着きが出てきますので、いつでも心の準備ができている状態でいられます。

 

アポイントの基本と練習で獲得率を高めていきましょう

電話とメールでアポイントのコツが違うため、使い分けながらアポ取りの成功確率を増やしていきましょう。

アポイントの基本や想定できる質問などをマニュアル化すれば、自社の業務効率化に役立ちます。

アポイントのマニュアルができたら、それをいきなり実践するのではなく、社内の人同士でロープレを行い、本番さながらの経験値を積むと良いです。基本と練習を繰り返し、アポ取りの獲得率を高めていきましょう。


 

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