売掛金・買掛金とは?未払金との違い、それぞれの意味や仕訳方法・管理方法をご紹介!

 

企業間取引でよく聞かれる勘定科目の中には、売掛金と買掛金の2つがあります。

それぞれの意味や仕訳方法などを理解できているでしょうか。

意味を理解できていないと、お金の問題でトラブルに発展するなど問題が起きてしまいます。

今回は、売掛金と買掛金のそれぞれの意味についてわかりやすく説明し、仕訳方法も例をあげて解説します。

特に企業間取引を行うケースで重要な知識となるため、ぜひ参考にしてみてください。

売掛金とは?

売掛金とは、一言で説明すると代金を受け取る権利のことを言います。

どのようなケースで発生するのかについては、取引先に商品やサービスを提供し、支払が後日行われる際に売掛金は発生します。

ドラマなどで使用される言葉の一つに、ツケといった表現があります。

ツケは、例えばお店で食事をし、お店と合意のうえでお客さんがその場では代金を渡さず、後日支払うことを言います。

イメージとはこれと同じで、そのビジネス版が売掛金と思ってください。

日常生活でツケを使うことはほとんどありませんが、実は企業におけるツケは数多くの取引で行われています。

理由としては、複数回に分けて契約から支払まで行うと、振込手数料やそれにかかる人件費などその都度コストがかかってしまうからです。

このような非効率な契約を避けるために使われているのが、売掛金ということになります。

また、よく似た言葉として間違われるのが未収入金、前受金、立替金の勘定科目です。

しかし、これらはすべて同じ意味ではありません。

違いについての詳しい内容は下記でも紹介しているので、そちらも参考にしてみてください。

未収入金とどう違うか

未収入金とは、製品やサービスなどの営業活動以外から得た代金を後から受け取る場合に使用されます。

土地や建物や車などの固定資産の売却などが該当します。

物などを相手方に単発で引き渡すような事例が対象です。

似たようなところで未収収益があり、こちらは不動産の貸付などで家賃を後で受け取るなど、継続したサービスなどが該当します。

前受金とどう違うか

前受金とは、商品やサービスの代金の一部や全額を前もって受け取る際に使用されます。

例えば、発売日前の商品の予約代金などが該当します。

また、高額商品の頭金や手付金なども当てはまり、代金を受け取ったら販売側は購入者に対して商品を受け渡す義務が生じます。

立替金とどう違うか

立替金とは、従業員や取引先の代わりに会社が立て替えたお金の仕訳です。

あくまで一時的なお金の動きですが、勘定項目として仕訳する必要があります。

また、立て替えたお金を回収した時には改めて振り替えを行います。

具体的な立て替え例としては、取引先が払うべき配送料の立て替えなどが該当します。

売掛金が増えることのリスク

売掛金は、支払期日には受けることができる現金であるため、リスクや注意点などはないと思われている方も多いでしょう。

確かに、どの企業も支払管理をしっかりとしており、経営状況も100%安定していればリスクなどはありません。

しかし、必ずしもそうではないため、いくつかリスクを抱えることや注意点も存在します。

請求し忘れによる未回収

企業間の取引は掛取引がメインのため、しっかりと代金を回収する必要があります。

しかし、請求書を作成したり相手先企業へ送付する作業は人の手で行いますので、完全とは言い切れません。

ごくわずかな確率でヒューマンエラーが発生することは否定できません。

だからこそ、請求し忘れが起きないよう対策することが重要です。

 

具体的な対策としては、売掛金を取引先別に管理したり、請求の計画を立てておくことが挙げられます。

また、複数人の手によるチェック体制も有効です。

取引先との信頼も信頼関係や、自社の資金計画にも支障が及ぶ可能性もあるので注意が必要です。

取引先の倒産リスク

会社を立ち上げたら必ずしも経営が安定するわけではなく、資金繰りが悪くなって倒産まで追い込まれるケースも多々あります。

特に近年では、新型コロナウイルスなど予期せぬ出来事によって倒産してしまった企業も多いのです。

このように、常に倒産リスクを抱えているのが企業ですが、取引先の会社が倒産してしまった場合、売掛金はどうなるのでしょうか。

会社が倒産してしまうと基本的に売掛金は回収できず、未回収で終わります。

つまり、取引によって発生した売掛金が戻ってこない状態となってしまうのです。

このように、100%回収できると断言することができないので、未回収とならないためにも与信管理をしっかりとする必要があります。

また、倒産リスクに備える方法としては売掛保証サービスもあります。

売掛保証サービスについては下記でサービスの比較なども行っているので対策したい企業は参考にしてみてください。

資金繰りの悪化

商品やサービスが大量に売れているから今後も問題なく経営ができると思っている企業も多いでしょう。

しかし、売掛金における大きな注意点としては、現金回収までに時間がかかることです。

少なくとも1ヶ月程度は振り込まれるまでに時間がかかることもあり、中には数ヶ月以上振り込まれないケースもあるでしょう。

特に手元に現金をあまり残していない事業者は注意が必要です。

資金繰りが悪化することで商品の製造ができなくなったり、営業すらできなくなることもあります。

そうならないためにも管理の部分はしっかりと行うことが大切なので、取引をする前にまずはどのように管理していくかを社内で話し合いましょう。

時効消滅のリスク

売掛金は債権の一種でもありますので、時効が存在します。

発生した時期により売掛金の支払い期限から2年・5年と分かれます。

回収の最終手段として訴訟が考えられますが手間も時間もかかるため、やはりそうならないためにも売掛金の回収管理は日頃からの対策が大切です。

買掛金とは?

買掛金とは、取引先から商品を購入し、その代金を支払う義務がある勘定科目のことを言います。

商品を提供する側ではなく購入する側となるため、主に仕入に関連する仕入債務の科目になります。

また、買掛金は支払う義務があるため、貸借対照表では負債の勘定科目です。

そのほかにも、よく混同する言葉として売掛金、未払金、未払費用がありますので、それぞれの違いについて紹介します。

売掛金との違い

売掛金は先ほども紹介しましたが商品を提供した場合に発生します。

それに対して買掛金は、購入したときに発生する勘定科目です。

つまり、全く逆の意味となりますので混同しないように注意しましょう。

未払金との違い

未払金に関しても支払っていないお金となるため、売掛金よりも混同しやすいでしょう。

前提として知っておきたいのが、未払金は仕入によって発生するものではないということです。

例えば自社の仕入に全く関係ない商品の代金を後日支払う場合に利用されます。

仕入で行う買掛金とは全く別の意味となりますので、同じ勘定科目ではありません。

未払費用との違い

未払費用とは、支払は後日行われますが、一旦サービスだけ受けている状態のことを言います。

具体例としては下記の内容があげられます。

 

  • 土地の賃借費用
  • リース代
  • 保険サービス料
  • 通信費
  • 給料

 

上記の内容から見ても、どのサービスも買掛金や未払金に当てはまりません。

よって、混同されがちな言葉ですが、未払費用に関しても意味が全く異なる勘定科目です。

買掛金=負債だからデメリットが多い?

買掛金は負債というイメージが強いことから、デメリットが多いと感じる方も多いでしょう。

しかし、企業における取引では、メリットになる部分もたくさんあるのです。

具体的に4つのメリットについて見ていきましょう。

大金を持ち運ぶ危険性がない

個人間での取引で大金が必要になる部分としては、車や家を購入するときだけなど多くありません。

しかし、企業間取引は1回1回の取引で大金が動くことも少なくないのです。

特に数千万円や数億といった取引のケースでは、現金を持ち運ぶことはとても危険です。

万が一紛失してしまったら大問題へと発展してしまうため、信用取引で買掛金を利用したほうが安心と言えるでしょう。

また、効率の部分についても考えてみてください。

例えば大金を口座から引き下ろし場合、さまざまな手続きが必要になるなど、ATMで手軽に行うことはできません。

非効率的であり、時間もかかってしまうため、買掛金として処理したほうがスムーズな取引を行えるのです。

仕入れ時に代金を用意できなくても注文できる

買掛金の良いところとして、手元に購入代金がなくても取引できる点が挙げられます。

購入時から支払い期日まである程度の期間があるため、代金支払いまできちんと計画を立て取引することで、ビジネスチャンスを拡大することにもつながります。

管理のしやすさ

一般的に買掛金などの信用取引では、月末にまとめて支払を行うケースがほとんどです。

つまり、1ヶ月の中で何度も振り込んだり、帳簿をつけたりする必要がありません。

これらの作業を毎回行っていては非効率的ですし、従業員からしても仕事が増えるので負担が大きくなります。

このように、管理がしやすいのはメリットの部分となりますので、企業間取引では積極的に採用されているのです。

企業間の信頼関係が深まる可能性も

企業間取引における信用取引は、信頼関係も深める傾向にあると言われています。

例えば融資を想像してみてください。

金融機関から融資を受け、それを期日どおりしっかりと返済していれば信用度が高くなります。

次からの融資も受けやすくなるなどのメリットがありますが、信用取引においても同じです。

買掛金の場合は、支払い遅れがなければきちんと支払ってくれる会社として認識されるようになります。

こことの取引なら安心といったイメージを持ってもらえるので、優先して取引をしてくれるなど大きなメリットをもたらすのです。

振り込みなどの手数料を減らすことができる

商品やサービスの売買のたびに支払いをしていると、方法にもよりますが手数料がかかります。

一つ一つの手数料としては大した額ではないかもしれませんが、企業間では膨大な数を取引することも多々ありますので、買掛金取引でのまとめて支払いをすることで手数料を減らすことにつながります。

また、支払いにかかる作業の手間を減らすことにも結果的につながります。

買掛金は細心の注意を払おう

信用取引において買掛金は便利である反面、細心の注意を払わなければならないのも事実です。

万が一約束を守れなかった際に発生する問題について下記で見ていきましょう。

支払遅れは信用失墜の要因につながる

信用取引と呼ばれるくらいですので、万が一約束を守れなかった際には信用失墜の可能性が高くなるでしょう。

そもそも後払い方式となるため、信頼がないとできない取引の方法です。

システムの障害によって振り込めなかったなど、どうしても防げないことは問題ないですが、支払いの遅延には細心の注意を払いましょう。

また、支払先が下請法に該当するケースでは、法令違反にあたる可能性もあります。

万が一問題が発覚すれば企業としての存在も危ぶまれるので、必ず支払える資金を確保してから買掛金として処理してもらいましょう。

管理の大変さ

買掛金における問題点としてあげられるのが、管理の大変さです。

特に取引数が多い企業に関しては、管理に手が回らないことがないようにしましょう。

万が一管理ができておらず、支払の遅延が発生してしまっては大変です。

正しい管理を行い、取引先へ迷惑をかけないように注意しましょう。

売掛金の仕訳例

ここからは売掛金の仕訳例についてご紹介します。

特に言葉だけではイメージが湧きにくいという方は、表なども参考にチェックしてみてください。

①10万円の商品を販売して代金を後払いにした

この場合、借方の部分は売上になるため、ここには売掛金を記載します。

また、売上は収益となるため、貸方に記載を行ってください。

具体的に下記の表が売掛金の仕訳例となります。

借方貸方
売掛金100,000円売上100,000円

 

②普通預金に売掛金20万円が振り込まれた(回収の例)

このケースは、実際に売掛金が入金された場合の仕訳例です。

回収ができたら入金消込の作業を行いましょう。

具体的な仕訳は下記のとおりとなっております。

 

借方貸方
普通預金200,000円売掛金200,000円

 

上記①と②が一般的な売掛金の仕訳例となります。

上記以外にも一部回収ができた場合や、返品処理、値引き、回収不可となったケースも借方と貸方に振り分けて仕訳する必要があります。

買掛金の仕訳例

買掛金の代表的な仕訳例についても見ていきましょう。

①取引先から100万円の商品を掛けで仕入れた

取引先から100万円の商品を掛けで仕入れた場合の仕訳です。

処理を行うタイミングとしては、それぞれの基準で商品を受け取ったときです。

また、代金の未払分は買掛金として記載し、負債が生じます。

具体的には下記のとおりとなりますので、参考にしてみてください。

 

借方貸方
仕入1,000,000円買掛金1,000,000円

 

②掛け仕入の100万円を普通預金から支払った

このケースでは簡単に説明すると買掛金の支払いを行ったときの仕訳です。

具体的には下記の仕訳となるので参考にしてみてください。

 

借方貸方
買掛金1,000,000円普通預金1,000,000円

 

③商品に問題があったため10万円分を返品した

大量に商品を仕入れたりするケースでは、商品が破損していたなど何らかの問題が発生することがあります。

この場合は返品処理を行うこととなりますが、その仕訳が下記のとおりとなります。

 

借方貸方
買掛金100,000円仕入100,000円

 

上記の①〜③について仕訳例を紹介しましたが、これらが代表的な仕訳例です。

どのように処理を行うのかよくわからない方は、例を参考にしながら仕訳をしてみてください。

回収の遅れがあった場合はまず回収計画を立てて取り組む

支払い期日を過ぎても売掛金を回収

できない場合は、取引先の企業にその旨を連絡すると共に回収計画を立てることをおすすめします。

取引先が支払いをたまたま忘れていたというような場合であれば回収も見込めますが、取引先に支払い能力が低下してるなどの問題があると最悪のケースでは訴訟問題に繋がってしまいます。

事実関係の確認や契約書の確認、弁護士との連携など抜け漏れのない計画を立てて対策しましょう。

売掛金管理のポイント

売掛金や買掛金は、すべての取引がその場で終了するものではないため、管理することが必須となります。

具体的な売掛金管理の概要は下記の項目を参考にしてください。

 

  • 取引日時
  • 商品名
  • 商品の個数
  • 商品の単価
  • 商品の個数と単価を掛けた売上金額
  • 売掛金を受け取った場合の受け入れ金額
  • 残高

 

上記が管理に必須な項目となりますが、管理するうえで重要なポイントはどのような点があげられるのでしょうか。

特に大切となるのが下記2つのポイントです。

顧客情報をわかりやすくしておこう

上述でも紹介したとおり、管理内容としては大きく分けて7つの項目があります。

できる限りミスを防ぐためには、顧客情報をわかりやすく管理することが大切です。

例えば複数の企業と取引を行っているケースでは、顧客IDを発行してわかりやすくするなど、情報の統一が重要でしょう。

締日の管理も忘れずに

本来の目的は期日までに現金を回収することです。

万が一振り込まれないとなると問題なので、締日の管理は必ず行いましょう。

締日の管理をしっかりと行っていれば、万が一振り込まれなかった場合にすぐ連絡ができるなど、対応速度を早くできます。

振り込まれないときの対応も自社で行うのが基本なので、そのためには細かな管理が大切です。

買掛金管理のポイント

買掛金の管理で必要な項目は下記のとおりです。

 

  • 取引先名
  • 買掛金の前月繰越残高
  • 仕入日
  • 支払日
  • 当月差引残高
  • 請求番号(取引を特定するための情報)
  • 適要

 

ここでは買掛金管理で特に重要なポイントを2つ紹介します。

支払日の管理には細心の注意を払う

信用取引では、支払遅れが最もトラブルが起きる部分です。

特に支払う義務がある買掛金は、いつ誰に支払うかをしっかりと管理しておかなければなりません。

もし忘れる可能性があるのであれば、アラーム機能があるシステムなどを活用すると安心です。

残高の確認もしっかりと行う

残高を確認する理由としては、支払金額に相違がないか確認するためです。

万が一相違があれば仕訳の誤計上の可能性もあります。

特に手作業で行っているケースではミスも発生しやすいので、確認作業を怠らないことが大切です。

万が一のミスがあれば会社の信用に関わると心得る

買掛金の支払いが滞ると取引会社との信用問題に関わります。

場合によっては取引数の制限や支払い期限の見直しが入り、最悪の場合は取引停止などの措置を取られるケースがあります。

せっかく築いた信頼を棒に振ることも考えられますので、万全の体制で滞りなく支払いできる対策を取りましょう。

売掛金・買掛金の管理には会計システムの導入を!

売掛金や買掛金を正しく管理するためには、どのような方法を取り入れるとよいのでしょうか。

真っ先に思いつくこととしては、Excelがあります。

確かに無料で便利なサービスではありますが、取引数が多ければ多いほど作業効率が悪くなるなど、デメリットも多いのが特徴です。

そのため、適切な管理を行うためには会計システムの導入を検討しましょう。

専用システムを導入することで作業を自動化できたり、得意先元帳も多く搭載されていたりします。

効率よく、正しく管理できる方法となるため、導入をしていない企業は一度検討してみてはいかがでしょうか。

売掛保証なら「URIHO」がおすすめ!

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料金

Aプラン(1取引先あたりの保証額1〜50万円)

・月額9,800円

Bプラン(1取引先あたりの保証額1〜500万円)

・月額29,800円

Cプラン(1取引先あたりの保証額制限なし)

・月額99,800円

タイプネット完結型
保証対象範囲

・倒産(破産・民事再生・不渡りなど)

・1ヶ月以上の支払い遅延(資金不足・夜逃げ・事務所閉鎖など)

※保証開始前に発生した取引、トラブルによる未入金、売掛債権以外の前金や違約金などは対象外

導入事例

・ハリマ産業株式会社

・株式会社エフテック

・有限会社伊藤住建

まとめ

今回は売掛金と買掛金についての基礎を紹介しました。

特に信用取引ではよく活用されているため、2つの取引を検討されている企業は内容について理解しておいたほうが安心です。

また、トラブルに発展しないためには正しく管理することが大切です。

会計ソフトなど専用のツールを活用すれば、大幅に効率もよくできますしミスも減らせます。

特におすすめのシステムとなっているため、ぜひ導入について検討してみてください。

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